個人の行動管理といえば、システム手帳などに目標や予定を書き込んで行うのが一般的で、それぞれ皆自分なりの手法で行っているのが現状です。中には特に行動管理と呼べるような事をしていない人までいます。
ここでは、自分のスケジュールを皆に告知することによって、スケジュールの共有・調整・評価を行い、スケジュールの管理をサポートする方法を紹介します。
スケジュールの告知・共有・調整は、スケジュールを単に表示するタイプのツール "行動予定" で行い、そのスケジュールに対する行動結果の評価を、スケジュールに連動した記録をつけるツール "行動記録" で行うものとします。
スケジュールの告知・共有・調整：【行動予定】
お互いのスケジュールを皆に知らせる事によって、様々な無駄を省くことができます。
例えば、予期しない突発的な出来事が発生した場合、皆のスケジュールを知っていた場合と知らなかった場合とでは、その対応は同じでしょうか？
考えるまでもなく、皆のスケジュールを知っていた方が、適切にしかも早く対応できますね。
また、お互いのスケジュールを知っていると、全員が出席しなければならない会議などの期日を設定するのにも役立ちます。
このとき、他人のスケジュールに書き込める機能があれば、１人で全員の分を書き込めるのでさらに便利です。
スケジュールの評価：【行動記録】
スケジュール管理において、柔軟にスケジュールを変更して、予定や目標を修正する作業は非常に重要です。
それには、実際に行動した結果が、想定していた行動予定と比べてどれだけ違うかを見極め、違いがあるのであれば、そのギャップをどうやって埋めるのかを判断する必要があります。
そのためには、スケジュールに連動した記録が残せるツールがあれば便利です。
行動予定に連動した行動記録を残すことで、行動予定に対する自己評価ができます。それは、次ステップの行動予定の精度を上げるのに役立ちます。
裏わざ紹介１６：行動予定と行動記録で社員教育
社員に行動予定と行動記録をつけることを強制している例があります。その例では営業部員が全員日々の行動予定と行動記録を書き込むことを義務づけられています。
最近では、スケジュール管理のできない社員が多いので、強制的に記録させることで、社員教育をしているのです。
しかし、この本当の目的は単にスケジュール管理を覚え込ませることにあるのではなく、今日の行動が、明日の行動にどのように影響しているのかを把握することで、今日の行動を明日の行動に活かすことを学ぶところにあるようです。
本当にいろんな使い方があるもんです。
目次 《情報の滞留をなくし組織を活性化する方法》
１．組織の行事予定を共有する：【行事予定】
２．個人の行動管理：【行動予定・行動記録】
３．期日を示すマイルストーン：【備忘録】
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