顧客情報や取引先情報等の住所録は、営業上の強い武器になりますが、各部署ごとに同じデータを持っていて、それぞれの部署で勝手に管理していたらどうなるでしょう？
取引先の社長が代わった知らせが届いても、たまたまある部署の担当者がその事に気付かず、前社長名で取引に関する書類を送ってしまったとしたら・・
やはり、住所録も情報源を一つにして皆で共有する方が間違いが少なく、管理もしやすいのです。
住所録を共有するための機能を備えたインターネットオフィスであれば、画面上で住所録を開くイメージで直接データを見ることができ大変便利です。
しかし、そういった機能がなくても、表計算ソフトなどで作った住所録ファイルを、前述のファイル共有することでも共有利用できます。
当然ですが、インターネットオフィスはインターネットを介して利用しますので、インターネット環境さえあれば、出先からでも住所録を参照できます。
※外部のパソコンを使う場合は、ＩＤやパスワードが残らないよう注意が必要です。
裏わざ紹介１０：お得意さまに提供して相互利用を促す
ある会社の例です。その会社ではお得意さまの情報が記録されている住所録の一部を、お得意さま用のゲスト枠を使って公開しています。
この会社には様々な業種のお得意さまが登録されていますが、お得意さま同士の相互利用はなされていませんでした。
お互いに同じ会社のお得意さまですので、お得意さま同士を相互利用するよう仕組んだのです。この試みは、徐々に成果を上げつつあるそうです。
裏わざ紹介１１：リアルタイムな人材紹介に利用
写真を登録できる住所録を使った人材派遣の例です。
住所録に写真入りで派遣要員の情報を登録しておき、営業社員が訪問した先でノートパソコンからこの住所録にアクセスして、派遣要員の紹介をします。
派遣要員は常に変動していますので、訪問先で最新版の情報を使って人材を紹介する事ができるのは非常に便利です。
目次 《情報を共有して無駄な作業を省く方法》
１．ファイル形式の情報共有：【ファイル共有】
２．名簿形式の情報共有：【住所録】
３．インターネットサイトの情報共有：【リンク集】
４．共有施設の情報共有：【施設予約】
ここでご紹介した情報は、弊社のユーザー様から寄せられた貴重な情報が含まれています。もし、インターネットオフィスについて、もっと詳しい内容をお知りになりたい方は、弊社のインターネットオフィス「HandyWare」のホームページをご覧ください。
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