ファイルの共有は、ＩＴ活用による作業の簡略化には必須の条件となっており、ファイルを一元管理して効率よく再利用するのが目的です。ファイル共有を導入し、うまく機能すると、次のような恩恵を受けることができます。
- データを探すのに費やしていた時間が節約できる。
- 無駄なデータが占有していた記憶領域が節約できる。
- データの再利用が促進されるので、作成にかかる時間が短縮される。
- データがどこにあるかわかるので、担当者が休んでも大丈夫。
- 自分の使っているパソコンが故障しても、他のパソコンで作業できる。
- 最新版のデータが常に同じ場所にあるので、維持管理がしやすい。
ファイルの共有は、ＩＴ活用による作業の簡略化には必須の条件となっており、ファイルを一元管理して効率よく再利用するのが目的です。ファイル共有を導入し、うまく機能すると、次のような恩恵を受けることができます。
裏わざ紹介８：出張先で空いた時間に仕事（筆者の体験談）
ある出張での出来事です。人と会う約束をしていたのに、急に会えなくなってしまった事がありました。次の日の予定もあったので、出張を切り上げ帰ってくることもできないし、その日に限ってノートパソコンも忘れてきたので、ぽっかりと時間が空いてしまったのです。
そんなとき、ふと立ち寄った喫茶店の一画にインターネットが使えるスペースを見つけました。早速インターネットオフィスにアクセスしてみたところ、いつものとおりに使えたので、書きかけの原稿をダウンロードして、時間まで原稿書きをして、書き上がった原稿をアップロードして喫茶店を出ました。
このときの原稿はテキストファイルだったので、Windowsに標準装備のメモ帳で作業できたのでした。
インターネットオフィスは本当に便利です。まさにバーチャルなオフィスを実感した出張でした。
※外部のパソコンを使う場合は、ＩＤやパスワードが残らないよう注意が必要です。
裏わざ紹介９：画像データベースとして利用
デジカメで撮った写真などは、そのファイル名から画像の中身が計りにくく、その扱いには苦労します。また、ファイルサイズも大きく、いちいち開いて見るのがたいへんなため、その整理・保管にも苦労します。そんな画像ファイルを、上手に整理・保管・共有している例があります。
その例では、ファイルに説明文を書くことができる共有システムを使って、ファイル毎に、その画像の内容がわかるような説明文をつけているのです。おかげで、いちいちファイルを開かなくても良くなりました。また、検索機能もありましたので、ファイルを探すのにも苦労しないそうです。
目次 《情報を共有して無駄な作業を省く方法》
１．ファイル形式の情報共有：【ファイル共有】
２．名簿形式の情報共有：【住所録】
３．インターネットサイトの情報共有：【リンク集】
４．共有施設の情報共有：【施設予約】
ここでご紹介した情報は、弊社のユーザー様から寄せられた貴重な情報が含まれています。もし、インターネットオフィスについて、もっと詳しい内容をお知りになりたい方は、弊社のインターネットオフィス「HandyWare」のホームページをご覧ください。
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