通常の会議は、その参加者が一堂に会して行いますが、参加者のスケジュールの都合で日程が決まらなかったり、一方的に会議の日程を決められ、自分のスケジュールを変更する羽目になったりすることが良くあります。その会議の目的が、参加者の顔を見ることで無ければ、毎回顔を合わせる必要はないはずです。
会議の参加者が自分の都合にあわせて、参加できるのが「電子会議」です。これは、インターネットオフィスの基本的な機能でもあり、使い方も簡単です。
電子会議の進め方は、テーマ（議題）ごとに一つの会議室を割り当て、その中に、"今まで会議で話していたこと" を文字にして書き込むだけのことです。
電子会議の一番の利点はなんといっても、参加者が集まる必要がないという点です。自分のスケジュールを狂わすことなく会議に参加できるし、参加者が離れた場所にいる場合には、交通費の節約にもなります。
また、じっくり考えたうえで発言することができるし、書き込んだ意見はそのまま記録されるので、電子会議に書き込んだ文字そのものが議事録にもなってしまいます。
さらに、検索機能が付いている電子会議室であれば、過去の議事録から、あるキーワードを含む意見を拾い出すこともできます。この事は、テキスト主体のデータベースとして様々な使い方ができることをあらわしています。
裏わざ紹介６：テキストデータベースとして使用
電子会議室をテキストデータベースとして使っている例があります。一つの分野ごとに一つの会議室を割り当て、データソースはそれぞれの分野のメッセージ欄に書き込んでいるのです。
データを探すときは、電子会議室の検索機能を使ってキーワード検索を行うそうです。どんなデータベースがあるのか聞いてみたところ、下記のような回答を得ました。たいへん重宝しているとのことでした。
- 業務に関連する新聞記事などを記録する"トピックス"
- 知っていると便利なことを何でも記録する"覚え書き"
- 電子会議以外で行った会議の議事録を記録する"議事録"
この電子会議室をテキストデータベースとして使う裏技は画期的なものです。この裏技を応用すれば、大幅な業務改善につながります。この事だけでインターネットオフィスを導入する価値があるといっても過言ではありません。
裏わざ紹介７：アクセスログを使って会議のスピードアップ
電子会議は参加者が自分のペースで参加できる利点がありますが、どうしてもスピードが遅くなりがちです。
そこでアクセスログを記録する機能のある電子会議室で、そのログを見て誰が何時会議室に入ったのかを監視する旨を宣言したところ、会議のスピードがアップしたそうです。
目次 《情報の滞留をなくし組織を活性化する方法》
１．不特定多数向けの情報発信：【電子掲示板】
２．特定のグループ向けの情報発信：【電子回覧板】
３．特定の個人向けの情報発信：【電子伝言板】
４．テーマごとの意見交換：【電子会議室】
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