不在時に電話や来客があったとき、伝言をメモしてデスクの上に置いたりしますが、他人に読まれて情報が漏出したり、他の書類の下敷きになって伝言が伝わらないといった事も良くあることです。
相手が大切なお客様だった場合にこういったことがあると、会社にとって致命的なダメージを与えかねませんので、伝言の取扱いは非常に重要です。
伝言は、他人に読まれることなく、その人に確実に情報が伝達される必要がありますが、電子伝言板は、まさにこのニーズにピッタリのツールです。
電子伝言板の中には、伝言を書いた人が、相手が伝言を読んだかどうか確認できる機能を持ったものもありますので、相手が伝言を読み忘れているのを教えてあげることもできます。これも一伝言あたりの操作は一回書き込むだけで全て終わります。
もちろんインターネット環境さえあれば、どこからでも利用することができます。さらに、最近では携帯電話から伝言を読んだり、書き込んだりできる電子伝言板まで登場していますので、利用価値はさらに高まりました。
裏わざ紹介５：出先から直帰して自宅から伝言
出先から直帰することが多いある会社の社長は、緊急以外の連絡事項は全て電子伝言板に書き込ませています。そして、夜中に自宅から伝言板を読んで、返事が必要なときには、発信者宛に電子伝言板で返事を書くそうです。
会社に顔を出せない日でも、しっかりとコミュニケーションがとれる、とたいへん喜んでいます。電子伝言板は相手が読んだかどうかわかるので、メールよりも安心できる、との事でした。
目次 《情報の滞留をなくし組織を活性化する方法》
１．不特定多数向けの情報発信：【電子掲示板】
２．特定のグループ向けの情報発信：【電子回覧板】
３．特定の個人向けの情報発信：【電子伝言板】
４．テーマごとの意見交換：【電子会議室】
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