回覧板といえば、板に回覧物を貼り付けて、印鑑を押して順繰りに回すのが一般的ですが、これは時間がかかるだけでなく、どこかで滞るとそれ以降の人には回覧板の存在すら知る余地がありません。
あげくのはてに、回覧が回ってきたときにはその情報はすでに無意味なものになっていた、なんてことも良くあります。
さらに、回覧が終わった回覧物の取扱いですが、二次利用されることのない回覧物を、時間をかけて整理・保管するのであれば、時間とスペースを無駄に消費していることになります。これは、ハッキリ言って無駄なコストです。
情報は早く正確に伝わってこそ価値があります。電子回覧板を使えば、驚くほど簡単に早く正確に伝えることができ、回覧が終わった情報もそのまま保管できますので、回覧物の整理をする必要もありません。これも一回書き込むだけで全てが終わってしまいます。
電子回覧板の使い方はいたって簡単で、あらかじめ回覧する人を決めておき、あとは、ただ情報を書き込んで送信するだけです。多くの電子回覧板には、回覧したい人達のどこまで伝わり、まだ見てない人は誰なのかわかる仕掛けがあるので、確実に情報を伝えることができます。
インターネットオフィスの電子回覧板ですから、インターネット環境さえあれば、社外や自宅からでも、回覧を見たり、回覧を発行することができます。また、過去の回覧内容を検索できる機能を持った電子回覧板であれば、回覧データベースとしても機能しますので、情報の二次利用も期待できます。
裏わざ紹介２：掲示板代わりに使って確実に情報伝達
掲示板には、誰が読んだかわからない、という欠点がありますが、電子回覧板を使って全員に回覧することで、その欠点を補うことができます。電子回覧板は見た人を記録するからです。
裏わざ紹介３：回覧板で電子会議！？
電子回覧板を使って電子会議を行っている例があります。電子回覧板には、回覧を見た人を記録する機能があり、これを利用して会議のスピードアップを実現したのです。
回覧内容に議題を載せ、「この回覧を見た人は○日以内に意見を述べよ」と書いたのです。皆回覧を見た記録が残される事を知っているので、「見ていませんでした」と言い訳ができないのです。その結果、全員が期限内に意見を出したそうです。
目次 《情報の滞留をなくし組織を活性化する方法》
１．不特定多数向けの情報発信：【電子掲示板】
２．特定のグループ向けの情報発信：【電子回覧板】
３．特定の個人向けの情報発信：【電子伝言板】
４．テーマごとの意見交換：【電子会議室】
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