どんなに便利な道具（システム）でも、最初は使いづらいものですので、なかなか受け入れられないことが多いようです。慣れ親しんだ環境から新しい環境に移るのですから、慣れるまで時間が必要です。
新しい道具（システム）を導入した当初は、一時的に効果が落ちる事があります。
最初は使い方を覚えることで精一杯で、効果的な使い方を習得するまで時間がかかるからです。また、効果的な使い方を研究する必要もありますね。
システムの構築が完了してからが本番と言っても過言ではありません。
ここでは、効果的な運用方法についてご紹介します。
せっかく構築したシステムですから、十分な効果を発揮するように運用しなければなりませんよね。
効果を上げるために必要な要素は次の通りです。
- キーマンの存在
- 運用ルールの作成
- 効果の評価
- セキュリティ対策
この全てを備えなければならないと言うわけではありません。この内の一つでも備えることができれば、効果は違ってきます。
キーマンの存在
キーマンとは、新しいシステムの運用を推進するリーダー的存在です。
このキーマンのリーダーシップのもとにシステムの運用を推進することができれば、間違いなくうまく行きます。
キーマンの役割としては、次のような事柄が挙げられます。
- 率先して新しいシステムを使う
- 効果的な使い方を研究し、皆に教える
- 運用ルールを作成する
- 効果を評価し運用ルールを見直す
このように、キーマンの存在は新しいシステム導入の要となります。
通常ＩＴシステム導入のキーマンというと、パソコンやインターネットに精通していることで選びがちですが、それよりも、リーダーシップを発揮できる人を選んだ方が間違いがないようです。
運用ルールの作成
便利な道具も、使い方を誤ると効果が出ません。効果が出ないだけならまだ良いですが、場合によっては情報の漏出などの損害を出す事もあります。
トラブルを未然に防ぎ、期待通りの効果を発揮させるためには、運用ルールの作成が効果的です。
各機能毎のポイントをご紹介しますので参考にしてください。
| 機 能 | 運用ルールのポイント |
|---|---|
| コミュニケーション |
＜掲示板＞ ・掲示板の目的について ・管理者権限で削除する場合について ・古いデータのバックアップと保持期限について ＜会議室＞ ・電子会議室の目的について ・文書の保管庫として使う場合について ・管理者権限で削除する場合について ・古いデータのバックアップと保持期限について |
| ファイル共有 |
＜書庫＞ ・書庫の目的について ・フォルダやファイル名の付け方について ・フォルダの階層について ・ファイルサイズの上限について ・データの編集権限について ・管理者権限で削除する場合について ・古いデータの保持期限について ※フォルダの階層は深くしない ※フォルダ名及びファイル名は、通常使っている書類名に 似たものにする ※操作方法の教育は必須 |
| その他 |
＜施設予約＞ ・施設予約の目的について ・タイトルや摘要欄に入力する内容について ・予約バーの色について ・古いデータの保持期限について ＜行事予定＞ ・行事予定の目的について ・タイトルや内容欄に入力する内容について ・データの二次利用について ・古いデータの保持期限について ＜リンク集＞ ・リンク集の目的について ・データのジャンル分けについて ・リンク切れのチェックについて ・管理者権限で削除する場合について |
※）運用ルールを作成したら、明文化して周知に心がけてください。
効果の評価
- 導入したシステムが期待通りの効果を上げているか？
- 効果が出てない原因は何か？
- もっと効果を出すためには何をすればよいのか？
今回ご紹介した楽々ＩＴツールに限らず、情報共有システム全般に言えることですが、これらには決まった使い方はありませんので、工夫して効果的な利用方法を開発してください。
セキュリティ対策
最低限のセキュリティ対策としては、ウイルスの侵入や情報の不正利用に対する対策を行う必要があります。
＜情報の不正利用＞
情報の不正利用に関しては、外部の人間によるものと比べて、内部の人間によるものの方が、圧倒的に多いそうです。
身内だからといって気軽にパスワードを教えたり、パスワードを人目に付くところに貼るのは、情報の不正利用を助長することになりますので、絶対にやめましょう。
＜パスワード管理＞
パスワードはつい簡単に思いつくものを設定しがちですが、他人から簡単に類推できないものを設定しましょう。
パスワードを設定する際のポイントは下記の通りです。
- 誕生日や電話番号等は使わない
- 誰でも思いつく単語や固有名詞は使わない
- 英字と数字を組み合せて使う
- 文字数は８文字以上にする
- 月に１回程度変更する
＜ウイルス対策＞
最低限、サーバー及びクライアントの全てにウイルス対策ソフトをインストールする必要があります。
ウイルス対策ソフトは、ウイルスの感染をチェックし、感染したウイルスを駆除する機能を持っていて、ファイルのコピー・書込み時に自動的にチェックを行うので、ウイルスの感染を未然に防ぐことができます。
もしウイルスに感染してしまったら、LANケーブルや通信機器との接続を断ち、その場でワクチンソフトを使って駆除してください。
職場の誰かのパソコンがウイルスに感染したら、念のため、すべてのパソコンをウイルスチェックしましょう。
＜データのバックアップ＞
サーバーに登録されたデータは唯一無二のものですが、ウイルスの感染やシステムの障害、操作ミスなどによって、大切なデータを失う危険をはらんでいます。
被害を最小限に抑えるためには、できるだけ短い周期でバックアップする必要があります。管理者のパソコンにバックアップ用のフォルダを作り、定期的にバックアップする習慣を付けましょう。
以上、イントラネット及び情報共有システムを自前で構築する方法についてご紹介してきました。説明不足の箇所やわかりづらい箇所もあったかと思いますが、ご容赦ください。
弊社へのお問い合わせは、お問い合せページからどうぞ