イントラネットの構築が終わったら、次に情報共有システムの構築を行います。
まだイントラネットの構築が終わっていない場合には、（１）イントラネットの構築をご覧ください。
情報共有システムとは、情報を１台のパソコン（サーバー）に置き、それを皆で共有することで、様々なムダを改善する事を目的としたソフトウェアを指します。
この情報共有を実現するソフトウェアには、様々なアプリケーションが存在しますが、ここでは、Webサーバーで稼働するシステムをご紹介します。
Webサーバーで稼働するソフトウェアのことをWebアプリケーションと呼びます。
なぜWebアプリケーションを利用するのか？
Webアプリケーションを利用する理由は次の通りです。
- 操作が簡単
- 安価である
- メンテナンスも楽
Webアプリケーションは、Webサーバーにインストールするだけで、LANでつながった他のパソコン（クライアント）全てから利用可能になります。つまり、１００台のパソコンで利用する場合でも、Webサーバー１台にインストールするだけで良いので、メンテナンスも楽で非常に経済的です。
また、基本的な操作は、インターネットを閲覧するのと同じですので、操作は非常に簡単です。文字入力以外はマウスのみで操作できます。
このように、Webアプリケーションを利用することで、非常に安価で使いやすいシステムを構築することができます。
では次に、どのような機能があれば良いのか考えてみましょう。
問題解決に必要な機能とは？
先ずは解決したい問題点から、それを解決するために必要な機能を確認します。
解決したい問題点は、
- 情報伝達が遅れる。
- 情報が正確に伝わらない。
- 同じような書類がたくさんあって、どれが最新版なのかわからない。
- 書類がしばしば行方不明になる。
でしたね。 そこで、
- １と２を解決するためには、情報の流れを良くするコミュニケーションを有効に行う機能
- ３と４を解決するためには、最新版を一箇所に置いておき、一元管理できるファイル共有の機能
があれば良さそうですね。
これらの機能を持ったWebアプリケーションはたくさんありますが、ここでは弊社の簡易イントラネットシステム「楽々ITツール（税込み7,000円）」を例にご紹介します。
Webサーバーに楽々ITツールをインストールすると、LANでつながった他のパソコン全てから利用可能になります。手前味噌で恐縮ですが、たった7,000円で、情報共有システムが構築できてしまいます。
前述したように、基本的な操作は、インターネットを閲覧するのと同じですので、操作は非常に簡単です。文字入力以外はマウスのみで操作できます。
楽々ITツールの概要
では、楽々ITツールの機能毎の概要をご紹介します。
| 機 能 | 内 容 |
|---|---|
| コミュニケーション |
「掲示板」と「会議室」を利用して、皆が気軽にコミュニケーションできる場を作り、情報を正しく早く伝えます。 掲示板：不特定多数向けの情報交換を行います。皆が自由にメッセージを発信できます。 会議室：テーマ毎の意見交換を行いますが、文書の保管庫としても機能します。 |
| ファイル共有 |
書庫：ファイルを共有し一元管理します。業務の無駄を省くのに最も有効な手段で、次のような効果が期待できます。 ・データを探すのに費やしていた時間が節約できる。 ・無駄なデータが占有していた記憶領域が節約できる。 ・データの再利用が促進され、書類作成時間が短縮される。 ・データの所在が明確なので、担当者が休んでも大丈夫。 ・自分のパソコンが故障しても、他のパソコンで作業できる。 ・最新版データが常に同じ場所にあるので、維持管理が容易。 |
| その他 |
施設予約：会議室や社有車など皆で利用する施設を効率よく使うための機能で、何時誰が使うのかを把握できます。 行事予定：どの職場にもある行事予定を書き込む黒板（ホワイトボード）のイメージで、毎月の行事予定が消されずに残り、印刷することで手帳などへの転記がいりません。 リンク集：インターネット上の有用なサイトを皆で共有するためには欠かせない機能です。 |
楽々ITツールについての詳細は、楽々ITツールのホームページをご覧ください。
→楽々ITツールのホームページ
楽々ITツールのインストール
楽々ITツールのインストールについてご紹介します。
詳しいインストールの方法は、楽々ITツールのホームページに掲載されていますので、ここではその手順だけをご紹介します。
- 楽々ITツールの入手
楽々ITツールは、楽々ITツールのホームページから申し込みます。
- Webサーバーへのインストール
楽々ITツールのファイルは自己解凍型の圧縮ファイルです。このファイルを開く（実行する）と解凍を開始しますので、説明書に従って所定のフォルダにコピーしてください。
- ODBCへの登録
楽々ITツールの全てのデータはデータベース(Access)ファイルに納めますので、あらかじめODBC(Open DataBase Connectivity)に登録しておかなければなりません。
- 楽々ITツールの設定
管理者ID・パスワードの設定等を行います。
詳しくは、楽々ITツールのホームページをご覧ください。
→楽々ITツールのホームページ
この続きは、こちらをご覧ください→（３）システムの運用
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