インターネットオフィス最大の特長は、なんと言ってもインターネットを利用しているところにあります。利用者は、インターネット環境さえあれば、場所と時間に関係なくコミュニケーションをとったり、仕事をしたりできます。携帯電話に対応したインターネットオフィスを利用すれば、パソコンを持ち歩く必要さえありません。本当に便利になりました。
インターネットオフィスのサービスもたくさんありますが、ここでは、弊社のインターネットオフィス「HandyWare」を例に、その機能を紹介します。どのインターネットオフィスも基本的な機能はあまり変わりがありません。
HandyWareは、「情報交換ツール」、「情報共有ツール」、「行動管理ツール」、「個人情報ツール」を備えていて、標準的な機能を持ったインターネットオフィスといえます。
情報交換ツール
同じ組織内で顔をつきあわせていないメンバーにとっては、情報交換にかなりの時間を割かれることがあります。
一口に情報交換といっても、日々発信される情報は、下記のように一様ではありません。
- ある特定の個人やグループに向けたもの
- 不特定多数に向けたもの
- 返事を要求するもの
情報をスムーズに流すためには、それぞれの情報の性質に合わせた対応をする必要があります。
情報交換ツールには、次のようなものがあります。
- 【掲示板】→不特定多数向けの情報交換
- 【回覧板】→特定グループ向けの情報交換
- 【伝言メモ】→個人向けの情報交換
- 【会議室】→テーマ毎の意見交換
全員に通知したい情報は【掲示板】に１回書き込むだけで終わりです。相手が何人いても、たった１回の書き込みで済むので、非常に楽です。
もし、相手に伝わったかどうか知りたいのであれば、【回覧板】を使います。これも１回書き込むだけです。
特定の誰かに伝えたい情報は、【伝言メモ】を使えば、他人に見られることなく伝えることができます。相手が伝言を見たかどうかわかるので、確実に情報を伝えることができます。
また、携帯電話からも、伝言を見たり、書き込んだりできれば、非常に重宝します。
あるテーマについて、議論を交わしたいのであれば、【会議室】を使えば、自分の好きな時間に会議に参加することができます。
また、【会議室】は文書を保管するデータベースとしても使えますので、工夫次第でいろんな用途に使えます。
情報共有ツール
下記のような状況になっていませんか？
- 各人がそれぞれ同じようなデータを持ってる
- どれが新しいデータなのかわからない
- 担当者がいなければ捜しているデータが見つからない
各メンバーがそれぞれ離れた場所にいる場合には、なおさらこのような状況になりがちですね。
皆で使う情報は、最新版を一箇所に置いておき、その場所を皆が把握していれば、データを探す時間と、無駄なデータが占有していた記憶領域が節約できます。
情報共有ツールには、次のようなものがあります。
- 【書庫】→ファイル形式のデータを共有する
- 【名簿】→顧客データなどの名簿形式のデータを共有する
- 【リンク集】→インターネット上の有用なサイトを共有する
- 【施設予約】→共同施設を共有する
インターネット上でファイルを一元管理できる【書庫】は、ドラエモンの四次元ポケットのようなもので、何時でもどこでも仕事を可能にしてくれます。自分しかアクセスできないフォルダも作れますので、作業途中のファイルや、機密ファイルの取扱いも可能となり、ファイルを持ち歩く必要はなくなります。
インターネット上には役に立つ様々な情報がありますが、それぞれ個人がブックマーク（お気に入り）に登録していただけでは、有用な情報が共有されません。ユーザー登録型の【リンク集】は、インターネット上の有用なサイトを皆で共有するためには欠かせないツールです。
行動管理ツール
お互いに離れた場所にいる人達のスケジュールを調整するのは大変な作業です。効率よく時間を使うためには、お互いのスケジュールを一元管理できるツールがあれば便利ですね。
行動管理ツールには、次のようなものがあります。
- 【行事予定】→組織全体または所属するグループの行事予定を共有する
- 【行動予定】，【行動記録】→個人レベルのスケジュールを管理する
- 【備忘録】 →マイルストーンを設定する
今まで各部署毎に必要だった行事予定を書き込むホワイトボードが、一つの【行事予定】に収まってしまいます。部署毎に表示させたり、全てを一覧表示させたりできますので、行事の重複を避けることができます。
携帯電話からも見ることがでれば、就業時間以外でも出先から確認できます。
毎日顔を合わせていれば、誰が、どんな予定で動いていて、それに対する助言を与えることも容易ですが、遠隔地にいる場合にはそうは行きませんね。相手が連絡してこなければ、どこで何をしているのか全くわからない状況もあり得ます。
【行動予定】は、皆のスケジュールを表示するだけではなく、各メンバー宛にコメントを書き込むことができますので、その行動に対する助言を与えることもできます。
自分の予定は携帯電話からも確認することができれば便利ですね。
個人情報ツール
個人情報ツールは、自分に関する情報を自分で管理するためのものです。
個人情報ツールには、次のようなものがあります。
- 【コーヒーブレーク】→その日に必要な様々なデータを確認する
- 【個別情報変更】→住所などの個人情報を管理する
- 【訪問記録】 →何時どのツールを利用したかを記録する
朝、その日の予定を見直すことは非常に重要な事でありながら、あまり実施されていないのが現状ではないでしょうか。
【コーヒーブレーク】は、自分に関する情報を一覧表示してくれますので、コーヒー１杯飲む時間があれば、その日の予定を見直すことができます。インターネットに接続できる環境があれば、どこにいても同じです。
何時、誰が、どのツールを利用したのかがわかれば、お互いに顔を合わせることができなくても、ある程度その人の状況が把握できます。【訪問記録】は全てのメンバーの利用状況を記録します。
ここまで読んでいただければ、インターネットオフィスの概要はだいたいつかんでいただけたと思いますが、もっと詳しい内容をお知りになりたい方は、弊社のインターネットオフィス「HandyWare」のホームページをご覧ください。
→インターネットオフィス「HandyWare」のホームページ
この続きは、こちらをご覧ください→（３）インターネットオフィスの選び方
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