ここまで読まれた方は、インターネットオフィスについてご理解いただけた事と思いますが、インターネットオフィスの必要性がわかり、導入を検討する段階になると、今度はどれを選ぶか迷うことになりますね。
インターネットオフィスのサービスもたくさんありますが、どのインターネットオフィスも基本的な機能は同じように見えます。でもよく見ると、利用できる人数に制限があったり、掲示板に返信機能が付いていない、といった違いがあります。
これらの違いを把握しないまま「安いから」といった理由だけで導入してしまうと、「導入したけど使えない」と後悔することになります。
そうならないために、インターネットオフィスを選択する際に重要と思われる点をご紹介しますので参考にしてください。
グループ登録について
インターネットオフィスはグループ単位で情報のやり取りを行います。企業などの一般的な組織では、支店・部・課・係といった部署をグループとして登録することになりますので、当然複数グループを登録する機能が必要です。
また、同じ人が複数のグループに所属することも良くあることですので、複数のグループに兼務登録できる機能も必要です。
データの二次利用について
インターネットオフィスは、全ての処理をサーバー上で行い、サーバー上にデータを蓄積します。
例えば、スケジュールデータを使って報告書を作るといった場合には、サーバー上のデータを自分のパソコンに取り込む機能が必要になります。
また、万一の場合に備えて、サーバー上の全てのデータをバックアップする機能も必要です。
データの公開について
インターネットオフィスは、ユーザー登録をしなければ利用できないのが普通ですが、ユーザー登録してない人をゲストとして招き入れる機能があれば、お客のお世話に使えます。お客を相手にする業種であれば、ゲストが利用できる機能をもったものを選びましょう。
サポートについて
インターネットオフィスの導入は、いわば新しい道具を揃えただけです。どんなに便利な道具でも最初は使いづらいもので、便利さに気がつく前に挫折してしまう人もいるかも知れません。
そうならないためには、利用者の疑問を解決してくれるサポート体制が必要です。マニュアルや、教育システムがあるかどうかも重要な選択基準です。
権限設定について
新入社員と役員では利用するデータが違うように、インターネットオフィスでも利用者のレベルに合わせた様々な設定をする必要があります。
例えば、社長の行動予定を役員以外には見えないようにするといった場合です。言いかえれば、組織の特性を反映させる設定が必要であるということです。
ユーザーである組織の特性を反映できるインターネットオフィスは、無理のない利用促進が期待できます。是非利用者一人ひとりに権限設定ができるインターネットオフィスを選びましょう。
メンテナンス機能について
インターネットオフィスを活用する上で、権限設定やパスワードを忘れたユーザーの対応など、日々のメンテナンス業務は非常に重要でありながら、わりと軽視される傾向があります。
インターネットオフィスを有効に活用できるかどうかは、メンテナンス業務にかかっているといっても過言ではありません。
インターネットオフィスを選ぶ際には、ユーザー登録、パスワードの管理、データの削除、利用状況の把握、アクセスログの管理といったメンテナンス業務専用のメニューを備えているかどうかチェックしましょう。
カスタマイズについて
例えば、
- 行事予定の入力項目を変えたい
- トップページに会社のロゴを表示させたい
- ページのレイアウトを変えたい
- Ｗｅｂショップ機能を追加したい
といった対応ができるものであれば、汎用インターネットオフィスが自社専用システムとして生まれ変わります。
専用システムの構築には多額の資金が必要ですが、インターネットオフィスをカスタマイズすれば、桁違いに格安の専用システムが構築できます。
利益をもたらす道具として使うのであれば、是非カスタマイズできるものを選びましょう。
利用制限について
インターネットオフィスには、利用人数やディスク容量に制限があるのがほとんどで、一般的に低価格になるほど利用人数やディスク容量の制限が厳しくなります。
これは、サーバーの台数とユーザーの数に関係があります。つまり、１台のサーバーをより多くのユーザーが利用すれば、１ユーザー当たりの料金は安くすることができるのです。
しかしその反面、利用人数やディスク容量を制限したり、処理スピードが落ちるなどの弊害も生じます。
低価格をうたって利用者を集め、利用人数やディスク容量の追加で料金を上乗せする業者もありますので、注意が必要です。
利用料金について
一般的なインターネットオフィスの利用料金は、初期費用・月額利用料・追加料に分かれています。実際の金額については千差万別ですので、一概には言えませんが、良心的と思われる料金の目安を紹介しますので参考にしてください。
・初期費用：10,000円〜30,000円
・月額利用料：5,000円〜30,000円（利用者10人、ディスク容量100MBの場合）
・利用者の追加：200円/人〜500円/人
・ディスク容量の追加：50MB当たり1,000円程度
※インターネットオフィスとしての一般的な機能を有しているものとします。
ここに示した数字はあくまでも目安としてお考えください。
利用者数とディスク容量が一体となった料金体系もありますが、別々になっている方が経済的で良心的かも知れません。
独自ドメインでの利用について
独自ドメインとは、インターネット上の住所に当たるもので、例えば、
http://www.asakaze.co.jp
というアドレスであれば「asakaze.co.jp」の部分がドメインです。つまり、独自ドメインとは、自分専用の名前を持ったアドレスのことです。
独自ドメインでインターネットオフィスを利用することができれば、URLが覚えやすいということだけではなく、自社専用システムとして活用することができます。また、お客にデータを公開する場合などには、独自ドメインの方が好印象を与えることができます。
独自ドメインでの利用料金は割高になりますが、自社専用システムとして活用することをお考えであれば、是非独自ドメインをおすすめします。
自前サーバーでの利用について
自前でサーバーを所有しているのであれば、そのサーバーにインストールして利用することも可能です。この場合はレンタルではなく買い取りになりますので、かなり高額になります。
しかもサーバーの管理も自前でしなければならず、中小零細個人企業には向かないと思います。
しかし、自前のサーバーを利用すれば、データは全て自分のところにあるので、安全性に優れていると言えます。
最初にレンタルで利用を開始して、後から自前サーバーに移すことができるかどうかをチェックしておけば万全です。また、利用を止めた場合にデータを返してもらえるかどうかも要チェックです。
まとめ
以上の項目をまとめると、次のようになります。チェックシートになっていますので、実際にインターネットオフィスを検討する際の参考にしてください。
□グループを複数登録できる
□同じ人が複数のグループに兼務登録できる
□自分のパソコンに任意のデータを取り込むことができる
□サーバー上の全てのデータをバックアップできる
□ユーザー登録していない人をゲストとして招き入れることができる
□電話サポートがある
□サポート会議室がある
□マニュアルがある
□利用者講習会などの教育制度がある
□利用者一人ひとりに権限設定ができる
□ユーザー登録等のメンテナンス専用メニューを備えている
□カスタマイズできる
□利用者数とディスク容量が別々の料金体系である
□独自ドメインでの利用ができる
□自前サーバーでの利用ができる
□利用を止めたときにデータを返してもらえる
□携帯電話からアクセスできる
以上、インターネットオフィスと呼ばれるインターネットの道具についてご紹介してきました。説明不足の箇所もあったかと思いますが、ご容赦ください。
弊社へのお問い合わせは、お問い合せページからどうぞ